Как организовать почту 13 правил
В этой статье я поделюсь тем, как мы организовали почту у себя в SEOXL. Это также будет полезно нашим клиентам, которые не хотят испытывать проблем при коммуникации с помощью почты.
Правило №1 - Почту не нужно постоянно проверять.
Выберите определенное время: утро, день или вечер. Если же в основе вы работаете через почту – выберите интервал времени (час, два). Проверяйте почту только в строго определенное время. Исключение – если вам позвонили, написали и попросили сразу дать комментарии по письму. Это позволит вам не отвлекаться от основных задач.
Правило №2 – Не отвлекайтесь, когда проверяете почту.
Не надо отвлекаться на другие задачи, когда вы проверяете почту. Отвлекаясь, вы растягиваете время, которое отведено на проверку почты.
Правило №3 – Изучите возможности вашего почтового клиента.
Важно уделить 15 минут и посмотреть на возможности вашего почтового клиента. Это позволит вам организовать почту лучше.
Возможности почты:
- Подпись
- Фотография сотрудника
- Папки
- Метки
- Правила обработки почты
Правило №4 – Организация папок.
Организация папок – очень важный момент, подумайте от кого вам часто приходят письма, как их группировать, чтобы быстро и легко найти нужное письмо. Если ваша почта поддерживает теги и категории – используйте их.
Пример того как может выглядеть папки:
Отправленные письма тоже лучше организовывать по аналогии, чтобы легко находить нужные письма.
Правило №5 – Пустой ящик!
Папка Входящие должна быть пустой, в момент проверки почты вы сразу отвечаете на письмо и перемещаете входящее письмо в нужную папку. Если сразу не можете ответить на письмо, помечаете его флажком или любой другой меткой, и потом к нему возвращаетесь. Все важные письма можно вывести отдельно на одну страницу.
Правило №6 – Откажитесь от рассылок.
Отписывайтесь от ненужных рассылок, тогда меньше будет уходить времени на разбор почты.
Правило №7 – Правильные названия писем!
По названию письма вы и получатель сразу должны понять от кого это письмо и в чем суть. В нашем случае мы используем в теме письма: название сайта + тема. Тогда при ответе клиента мы сразу видим и понимаем, от кого это письмо.
Правило №8 – Шаблоны экономят время.
Используйте типовые шаблоны для регулярных писем.
В нашем случае это письма с ежемесячным отчетом, письма-приветствия для новых клиентов.
Если вы понимаете, что вам поступает много типовых вопросов – стоит подготовить шаблонный ответ. Можно еще опубликовать статью на сайте с ответами на часто задаваемые вопросы и ссылаться на неё в ответах.
У нас есть WiKi, которой пользуются все сотрудники и дополняют ее своими шаблонами.
Правило №9 – ТЗ на письма.
Мы все представляем техническое задание на текст для сайта. Должно быть такое же ТЗ для писем. Пишите, кратко, четко, по существу. Перед отправкой можно проговорить важное письмо вслух, это позволит взглянуть на письмо по-другому. Важно, чтобы после отправки письма не нужно было звонить и объяснять его, это экономит ваше время и время клиента.
Правило №10 – Одно письмо - одна тема.
Сосредоточиться на многих вещах одновременно нельзя, поэтому наиболее оптимально в одном письме затрагивать только одну тему.
Правило №11 – Правила обработки для писем.
Создавайте правила для писем, и они сразу будут попадать в нужную папку. Если в категории будет новое непрочитанное письмо - оно будет выделено, также можно быстро просмотреть все непрочитанные письма. Можно создать правило с ответом, для типовых писем.
Правило №12 – Информируйте!
Если вы понимаете, что отвечать на письмо будете долго, а клиент ждет ответ - сообщите о том, что вы получили письмо и о сроках ответа.
Правило №13 – Мобильные приложения.
Отключите все пуш-уведомления от почтына телефоне, чтобы придерживаться правила проверки почты, о котором мы говорили в самом начале.
На этом все. Интересно, как вы ведете почту и какими фишками пользуетесь?
